Hilton Garden Inn/Homewood Suites San Diego - Bayside recopila autorizaciones de tarjetas de crédito electrónicas 3,5 veces más rápido

Desafío empresarial

El equipo de Hilton Garden Inn/Homewood Suites San Diego – Bayside buscaba proporcionar una experiencia de huésped más fluida y segura en torno al proceso de su formulario de autorización de tarjeta de crédito. Antes de usar Sertifi, estaban usando Hightail para manejar los formularios de autorización. Si bien Hightail les permitió enviar y almacenar formularios de autorización de tarjetas de crédito, el equipo de Hilton Bayside Campus estaba buscando una solución que llevara tanto la seguridad de los huéspedes como el cumplimiento de PCI un paso más allá.

El proceso de los equipos del campus de Hilton Bayside para enviar formularios de autorización consistía en rellenar el formulario, escanearlo y enviarlo al invitado por correo electrónico. Luego, el invitado lo imprimiría, lo firmaría y lo devolvería por fax al equipo. Después, el equipo de Hilton escaneaba los documentos en Hightail para hacerlos seguros. Y, por último, triturarían el fax para minimizar la exposición de la información de los huéspedes. El director de finanzas del campus, Ryan Turnello, de Hilton Garden Inn/Homewood Suites San Diego – Bayside, dice: “Hubo muchos pasos adicionales y trabajo innecesario para mantener las cosas seguras antes de mudarse a Sertifi”. El equipo estaba enviando entre 20 y 30 formularios de autorización de tarjetas de crédito al mes, por lo que hubo una pérdida de productividad al tomar estas medidas adicionales para asegurarse de que protegían los datos de sus invitados y reducían el alcance de PCI.

Desde el punto de vista de la seguridad, necesitaban una herramienta que pudiera verificar instantáneamente el número de tarjeta de crédito. Con el hotel enviando docenas de formularios de autorización de tarjetas de crédito cada mes, necesitaban una herramienta que validara la tarjeta de crédito al instante para ayudar a minimizar cualquier posible fraude.

Un desafío al que se enfrentó el equipo de recepción con Hightail fue la incapacidad de buscar fácilmente un formulario específico de autorización de tarjeta de crédito. Cuando un invitado está de pie frente a ti esperando a que recupere un formulario, distrae al empleado de recepción e inconveniente para el cliente.

Además, no todo el mundo podía tener acceso a Hightail. Con solo ciertas personas teniendo acceso a la solución, eso, a su vez, hizo que fuera difícil para los huéspedes obtener un formulario de autorización de tarjeta de crédito porque tendrían que hablar con varios miembros del personal. Lo que debería ser una tarea unipersonal requería la participación de varios miembros del personal.

Solución Sertifi

Para mejorar la experiencia de los huéspedes en su hotel, el equipo de Hilton Bayside Campus implementó Sertifi eAuthorizations para digitalizar los formularios de autorización de tarjetas de crédito.

Con Sertifi, los formularios de autorización de tarjetas de crédito se envían y reciben a través de un portal seguro y fácil de usar. Los invitados pueden rellenar los formularios desde un correo electrónico de marca personalizada simplemente utilizando su dispositivo móvil o tableta. Una vez que un invitado envía su formulario, los datos de la tarjeta se verifican instantáneamente con CVV y AVS y se tokenizan para futuras necesidades de facturación. “Los dos factores decisivos para las autorizaciones electrónicas de Sertifi fueron la verificación de la tarjeta de crédito y tener el segundo conjunto de seguridad donde se envía un número de pin a tu correo electrónico”, dice Ryan.

Además, Sertifi eAuthorizations permite a los equipos de recepción, finanzas y ventas navegar y recuperar formularios de autorización de una manera más eficiente. Los miembros del personal pueden buscar por referencia y número de grupo en la biblioteca de documentos.

Los resultados

Sertifi ha sido una victoria para varios equipos del Hilton Bayside Campus, así como para sus invitados.

Desde la implementación de Sertifi, los equipos de Finanzas y Ventas ahora pueden enviar y recopilar electrónicamente formularios de autorización de tarjetas de crédito en un portal fácil de usar que mantiene la información más segura y elimina las tareas administrativas que los equipos utilizaron para proteger la información confidencial de sus invitados. Ryan dice: “Ha sido más fácil de usar. Poder procesar todo a través de un sitio web es un beneficio real para nuestros huéspedes en lugar de tener que imprimir y firmar formularios de autorización. Ha creado ahorros de tiempo y facilidad de uso para nuestros clientes, y eso ha aumentado considerablemente el tiempo de respuesta. Tardaría alrededor de una semana, ¡y ahora son solo un par de días!”

Para el personal de recepción, están ahorrando tiempo en que pueden realizar todo el proceso de autorización digitalmente. Simplemente entran en el portal y envían el formulario con una plantilla rellenada previamente. Además, más personal de recepción tiene acceso a Sertifi eAuthorizations, por lo que pueden enviar fácilmente un formulario de autorización de tarjeta de crédito, en lugar de depender de otro miembro del equipo. Ryan añade: “Los huéspedes son más felices porque no tienen que hablar con tres personas diferentes para obtener un formulario de autorización de tarjeta de crédito”.

El equipo del Hilton Bayside Campus informa que también ha reducido el 90 % de su uso de papel asociado con los formularios de autorización de tarjetas de crédito. Los miembros del personal con los permisos de usuario adecuados pueden recuperar números de tarjetas de crédito tokenizados y escribirlos directamente en su sistema de gestión de propiedades.

Los formularios de fax también han disminuido significativamente desde que se mudó a Sertifi. Ryan comparte: “Antes de usar Sertifi eAuthorizations, estábamos usando el fax alrededor del 20 % del tiempo. Ahora, ese número ha caído a alrededor del 5 %. Alrededor del 95 % de nuestros formularios de autorización transitoria y grupal provienen del sistema Sertifi”.

Acerca del hotel

El Hilton Garden Inn/Homewood Suites – Bayside se encuentra en el centro de San Diego, a poca distancia a pie de Little Italy, el aeropuerto y varias atracciones populares, como el parque Balboa y el Barrio Gaslight.