Los beneficios y desafíos de las tarjetas virtuales en la hostelería
Fricción en el proceso de pago
Durante todo el tiempo que la gente ha estado intercambiando bienes y servicios, ha habido fricción en el viaje de pago.
Desde el trueque hasta las monedas, los billetes en papel, las transacciones con tarjetas de crédito y los pagos en línea y móviles, nos hemos esforzado constantemente por facilitar el proceso de pago.
Cada avance ha tenido como objetivo reducir la fricción y aumentar la facilidad de realizar pagos y hacer negocios. Pero el progreso no se detiene y ahora estamos entrando en una nueva era de métodos de pago: la era virtual.
¿Qué es un pago virtual con tarjeta?
Una tarjeta virtual no es una tarjeta física, sino más bien un número de 16 dígitos generado aleatoriamente que actúa como tarjeta de crédito para un uso único. Una vez que se utiliza la tarjeta virtual para una transacción, el número nunca se vuelve a utilizar. Al hacerlo, evita que los estafadores roben la información de su tarjeta de crédito, ya que no se almacena en ninguna parte.
Los pagos virtuales con tarjeta funcionan exactamente de la misma manera que el pago con tarjeta de crédito o débito, pero al existir solo digitalmente, proporcionan una forma más segura, eficiente y sin riesgos de manejar las transacciones.
Esto se debe en parte a los parámetros que puedes adjuntar a una tarjeta virtual. Para cada uso específico, puede incluir la fecha para la que es válido y una cantidad fija en dólares o un rango disponible para gastar. Dependiendo de para qué se utilice, también se pueden incluir otros parámetros.
¿Cuáles son los beneficios de los pagos virtuales con tarjeta?
- Ciclo de pago más corto
- Proceso sin fisuras
- Más seguro
Tarjetas virtuales en el sector de la hostelería
Las tarjetas virtuales están cambiando el panorama de los pagos al proporcionar una nueva capa de protección a todos los que participan en el proceso de pago. La hostelería es una industria que ha adoptado el uso de tarjetas virtuales.
Esto incluye hoteles, empresas de gestión de viajes, viajeros de negocios y las propias empresas. Dado que la experiencia de los huéspedes es una prioridad máxima, los hoteles siempre están buscando formas de mejorar sus flujos de trabajo y crear un viaje sin problemas, empezando por el proceso de pago.
A medida que las máquinas de fax se volvieron obsoletas y los huéspedes y otras agencias de reservas de terceros ya no podían completar una transacción con este método, las tarjetas virtuales eran una opción lógica para aliviar la fricción.
Los pagos flexibles son clave para crear un proceso de facturación positivo, y las tarjetas virtuales son solo una opción.
El uso de pagos virtuales con tarjeta también viene con un bono adicional: la capacidad de check-in sin contacto. Dado que una tarjeta virtual no es un objeto físico, no hay riesgo de que otra persona la toque o manipule y potencialmente propague enfermedades.
Los retos de las tarjetas virtuales
Si bien los pagos con tarjeta virtual ofrecen a los hoteles una mayor seguridad de los datos, la utilización de tarjetas virtuales puede resultar un desafío para el personal de recepción. Junto con los reembolsos, las tarjetas virtuales son la pregunta número uno de la que tratan los agentes de servicios para huéspedes.
Tratar con preguntas sobre tarjetas virtuales a menudo puede causar problemas en las tareas diarias de los agentes de servicios al cliente. Hacer ajustes en la reserva de un huésped y reembolsar a los huéspedes son las principales llamadas de soporte para muchas propiedades. Además de ser un inconveniente, abordar estas cuestiones aleja al personal de las actividades más productivas.
Para ayudar a superar estos problemas, es importante que su hotel y su personal sean conscientes de las preguntas y preocupaciones comunes y cuenten con las mejores prácticas al tratar con pagos virtuales.
Carga de la tarjeta virtual
Si puedes hacerlo, carga siempre a la tarjeta virtual la cantidad adeudada por adelantado. Y como mínimo, debe autorizar esa tarjeta por la cantidad adeudada. Además, querrá asegurarse de obtener una tarjeta personal registrada del huésped en el momento del check-in por los imprevistos resultantes de la estancia. De lo contrario, es posible que tenga problemas después del registro de salida del invitado.
Revisa siempre las instrucciones de pago y cualquier nota asociada a una reserva que utilice una tarjeta de crédito virtual, por ejemplo, la tarifa se suprime.
Cuando se suprima la tarifa en una reserva, el huésped tendrá que acudir al tercero con el que reservó para obtener su recibo original. El personal de recepción puede imprimir el segundo folio (folio incidental) como prueba de estancia, pero no puede revelar la tarifa de la habitación en su PMS al huésped.
¿Por qué no pueden revelar la tarifa de la habitación?
Tomemos Expedia, por ejemplo. Si alguien reserva su habitación a través de Expedia, Expedia se llevará entre el 15 y el 30 % de la tarifa de la habitación en el momento de la reserva. Por lo tanto, si bien el huésped puede reservar una tarifa de 100 $, la tarifa en el PMS es en realidad de 70 $.
Si se revelara al huésped la tarifa de 70 dólares, podrían pensar que se estafaron, dejándolos frustrados con el hotel.
Incidentales y autorizaciones
Muchos hoteleros se enfrentan al problema de los costes imprevistos en el registro de salida. Los cargos adicionales no se pueden añadir a la tarjeta virtual, ya que la cantidad de dinero en la tarjeta está predeterminada, lo que significa que la transacción se rechazaría. En este caso, una práctica recomendada es simplemente cargar la tarjeta personal de los invitados.
Los problemas surgen cuando el establecimiento olvida autorizar una tarjeta durante o antes del proceso de registro de entrada que conduce a huéspedes frustrados e incómodos. A menudo, el agente de viajes en línea (OTA) a través del cual se realizó la reserva no puede ayudar, lo que exacerba aún más la situación.
Todo esto se debe a un paso crucial que se omite u olvida, cuando el hotel no confirma que la tarjeta virtual tiene la cantidad correcta para empezar. La mayoría de las propiedades autorizan al hacer el registro de entrada y cobran al hacer el registro de salida, pero esto es un error.
Con las tarjetas virtuales, el proceso es diferente porque no hay una tarjeta física presente y no se puede utilizar con el terminal de pago. Lo que, en muchos casos, es una parte clave del proceso de autorización en muchos PMS.
Por lo tanto, cuando llega el momento de salir al huésped, la tarjeta se rechaza y el huésped ya ha abandonado la propiedad. Dado que la mayoría de los huéspedes nunca irán al mostrador para hacer el registro de salida, el hotel no puede corregir los cargos.
El uso de tarjetas virtuales en su propiedad crea un proceso de pago mucho más fácil, una mejor experiencia para los huéspedes y una forma más segura de cobrar transacciones. Pero es importante asegurarse de que su personal entiende los entres y hacia fuera de las tarjetas virtuales antes de implementarlas. No estar completamente preparado o tener la comprensión adecuada puede llevar a la frustración tanto para el personal como para sus invitados.
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