PCI Compliance ahorra Snowbird Resort un promedio de seis horas a la semana

Desafío empresarial

Las estaciones de esquí son escapadas muy queridas en todo el mundo y Snowbird Resort no es una excepción. Snowbird es un hermoso Ski Lodge ubicado en el Little Cottonwood Canyon de Utah, que ofrece algunas de las mejores vistas y pistas imaginables.

No es de extrañar que la propiedad haga muchos negocios, incluida una gran cantidad de negocios grupales. El equipo de reservas de Snowbird, así como su equipo de ventas y catering, utilizaban anteriormente procesos en papel para ejecutar contratos, BEO y autorizaciones de tarjetas de crédito.

Enviar formularios de autorización de tarjeta de crédito por correo electrónico a los invitados, pedirles que imprimieran y firmaran, y luego escanear o enviar por correo electrónico llevó mucho tiempo. Además de las agotadoras idas y vueltas para el equipo de reservas de Snowbird, el equipo de contabilidad de Snowbird tenía la tarea de mantener el cumplimiento de PCI. Los formularios enviados a los invitados solo pedían los últimos cuatro dígitos de la tarjeta de crédito. Luego, para cargar la tarjeta, los equipos de Contabilidad y Reservas de Snowbird rastrearían y llamarían a los huéspedes para recuperar el resto de la información de la tarjeta. Existía un proceso manual similar para los contratos y las BEO. Los equipos de ventas y catering del complejo enviarían documentos por correo electrónico para que sus invitados tuvieran que imprimir y firmar y luego escanear o devolver el correo electrónico.

Solución Sertifi

“Los clientes nos pedían una forma digital de completar formularios”, dice Mike Nielsen, Sr. Contador de hotel en Snowbird. “Fue hasta un punto en el que no había excusa, necesitábamos ofrecer una solución en línea”.

Como respuesta a la alta demanda de los huéspedes de negocios sin fricción, en mayo de 2017, Snowbird lanzó su primer producto Sertifi, Sertifi eAuthorizations, para digitalizar y verificar los formularios de autorización de tarjetas de crédito. Con Sertifi eAuthorizations, los formularios de autorización de tarjetas de crédito ahora se envían a los huéspedes a través del portal fácil de usar de Sertifi. Los huéspedes pueden rellenar formularios directamente desde el correo electrónico de la marca Snowbird que reciben, todo en línea desde cualquier lugar y en cualquier momento. La mejor parte es que los huéspedes ahora pueden enviar de forma cómoda y segura la información completa de su tarjeta de crédito de un solo golpe. Esta información de la tarjeta de crédito se verifica y tokeniza al instante para futuras necesidades de facturación.

En mayo de 2018, Snowbird estaba ganando impulso y teniendo tanto éxito que decidieron extender Frictionless Business a su equipo de ventas y catering añadiendo Sertifi eSignatures a su repertorio. Al analizar la expansión de las firmas electrónicas al equipo de ventas y catering, Snowbird estaba evaluando otras opciones de firma electrónica. La decisión de la propiedad de ampliar Sertifi se basó en la experiencia de Sertifi en hostelería y en que la solución fuera más rentable. Con Sertifi eSignatures, los equipos de ventas y catering de Snowbird también se están beneficiando del proceso de contrato digital. Pueden enviar documentos para su firma electrónica, realizar un seguimiento del estado de estos documentos y automatizar recordatorios amistosos para los huéspedes, todo desde el mismo Portal fácil de usar.

Los resultados

Sertifi ha sido un jonrón no para uno, sino para tres equipos en Snowbird. Los equipos de Contabilidad, Reservas y Ventas y Catering informan de beneficios, pero lo más importante es que a los clientes les encanta.

Ahora que el equipo de contabilidad ya no está perdiendo tiempo rastreando los números completos de las tarjetas de crédito, Sertifi ha liberado 6 horas a la semana en promedio para que el equipo de contabilidad se centre en tareas más estrechamente alineadas con sus necesidades como departamento.

Alexis Croce, Gerente de Reservas, dice que el equipo de Contabilidad no es el único grupo que cosecha los beneficios de la Plataforma de Acuerdos de Sertifi. Al equipo de reservas le encantan los recordatorios automáticos. Los empleados ya no pasan tiempo haciendo un seguimiento con los invitados para recopilar formularios completados y firmados, liberando más tiempo para que hagan lo que mejor saben hacer, ¡creando una excelente experiencia para los huéspedes!

Alexis dice: “Sertifi eAuthorizations es muy acogedora tanto para nuestros huéspedes como para nuestros agentes. Los invitados están más dispuestos a completar estos formularios en línea que con papel. En general, ¡Sertifi nos ahorra alrededor de una hora cada uno!”

Acerca de Snowbird Resort

Snowbird Resort es una zona de esquí y snowboard alpino, que abrió sus puertas en diciembre de 1971 y se encuentra en el Little Cottonwood Canyon de Utah.