Cumplimiento PCI más rápido para ventas y contabilidad en The Essex
Acerca de The Essex
Ubicado en 18 acres entre las Montañas Verdes y el Lago Champlain, The Essex es realmente el “Culinary Resort and Spa” de Vermont. Fundado en 1989, The Essex es un verdadero complejo turístico, que ofrece un spa y gimnasio de servicio completo, dos restaurantes galardonados, 120 alojamientos clásicos, piscinas cubiertas y al aire libre y tres cocinas de enseñanza pública en su Academia de Cocina. La amplia variedad de clases de cocina ofrecen una experiencia culinaria relajada y práctica en la que los huéspedes disfrutan aprendiendo nuevas técnicas mientras preparan una comida de tres o cuatro platos utilizando ingredientes locales junto con un chef profesional.
“Ahorramos horas de trabajo para cada grupo que entra por nuestras puertas. En promedio, cobramos contratos firmados y depósitos y pagos iniciales en solo 4 horas, un 98 por ciento más rápido que utilizando el proceso anterior intensivo en mano de obra. Ahora que tenemos a Sertifi en su lugar, no sé cómo operaríamos sin él”.
Desafío empresarial
Con un entorno pintoresco, un alojamiento elegante y una amplia variedad de actividades en el lugar, The Essex Resort and Spa en Burlington, Vermont, es un destino ideal para reuniones de todo tipo. Desde familias hasta eventos corporativos y bodas, dan la bienvenida a cientos de grupos cada año a “Vermont’s Culinary Resort and Spa”.
Para su equipo de ventas, esto significaba hacer malabares con un gran número de contratos y BEO, así como rastrear múltiples depósitos y pagos de clientes. Antes de Sertifi, no siempre era fácil; en ocasiones, incluso se encontraban físicamente enviando contratos por correo. Como resultado, a veces se tardaba una semana o más en dar la vuelta a un contrato. La recopilación de pagos con tarjeta de crédito de una manera compatible con PCI presentó dolores de cabeza adicionales. Con algunos grupos planeando con dos o tres años de anticipación, almacenando físicamente todo ese papel, confirmando la información de la tarjeta de crédito mucho después de su presentación, o incluso simplemente encontrando a la persona adecuada para desbloquear el archivador seguro, se necesitaron mucho tiempo y recursos tanto para los grupos de ventas como para el de contabilidad.
Solución Sertifi
Para The Essex, la decisión de implementar Sertifi fue algo más que acelerar el ciclo de ventas, aunque el impacto allí fue significativo. Fundamentalmente, también necesitaban encontrar una manera de cerrar la brecha entre los equipos de ventas y contabilidad, minimizando al mismo tiempo el trabajo administrativo para ambos grupos.
Las herramientas automatizadas de Sertifi hacen que el proceso sea fácil y fluido. Cuando un vendedor genera un contrato y lo envía para su firma, añade depósitos programados junto con fechas de vencimiento, sin importar lo lejos que esté en el futuro. Sertifi se encarga del trabajo ocupado, enviando recordatorios personalizados a intervalos predeterminados antes de cada fecha de vencimiento del pago. Además, el equipo de contabilidad está totalmente al tanto en cada paso del camino. Se copian en los correos electrónicos y reciben una notificación instantánea tan pronto como se recibe un pago, para que puedan realizar actualizaciones en tiempo real en Opera.
Los resultados
Desde que seleccionó Sertifi, The Essex ha reducido el tiempo que se tarda en cobrar los contratos firmados y pagados de más de una semana a solo 4 horas. Además, han logrado ganancias significativas en toda la organización, como una mejora del flujo de caja, un cumplimiento de PCI modernizado, una mejor visibilidad del ciclo de ventas y menos tiempo dedicado a tareas administrativas.
Para el director general, la diferencia es tan clara como las aguas del lago Champlain. “Ahorramos horas de trabajo para cada grupo que entra por nuestras puertas. En promedio, cobramos contratos firmados y depósitos y pagos iniciales en solo 4 horas, un 98 por ciento más rápido que utilizando el proceso anterior intensivo en mano de obra. Ahora que tenemos a Sertifi en su lugar, no sé cómo operaríamos sin él”.
El Essex es un destino verdaderamente extraordinario, y necesitaban una solución de cierre igualmente notable. Con Sertifi, The Essex puede cobrar contratos firmados y pagos compatibles con PCI más rápido con menos trabajo administrativo, ofreciendo beneficios reales a sus equipos de ventas y contabilidad.